Peran Pelatihan | Manajemen Pelatihan

Topik 9

Peran dalam Pelatihan

Pada tanggal 1 Desember 2014, perkuliahan Manajemen Diklat diruang 306 dengan berdiskusi bersama kelompok. 

Terdapat 3 peranan kunci dalam pelatihan, yaitu peran organisasi, peran peserta dan peran pelatih.

1. Peran organisasi. Pendidikan dan Pelatihan merupakan tanggungjawab manajemen puncak (pimpinan) dan harus mendapat dukungan dari berbagai pihak, antara lain adalah para pegawainya. Meskipun diklat menjadi tanggungjawab pimpinan, namun keberhasilan diklat menjadi tanggungjawab bersama baik pimpinan, departeman/bagian pengembangan pegawai, para pimpinan tingkat menengah (midle managemen) maupun pegawai itu sendiri.

2.  Peran peserta

Peserta diklat kepemimpinan diberbagai jenjang pada dasarnya dituntut mampu sebagai agen perubahan, sehingga seorang peserta diklat kepemimpinan harus mampu membuat proyek perubahan organisasinya. selanjutnya mencermati tahapan pembelajaran diklat kepemimpinan tersebut ternyata atasan langsung (pimpinan) dari peserta diklat mempunyai peranan yang sangat penting yaitu sebagai mentor. Permasalahannya adalah bagaimana kesiapan pimpinan peserta diklat menjadi mentor proyek perubahan dimaksud.

3.  Peran pelatih

Pelatih/instruktur adalah orang yang menangani proses kepelatihan”. Selanjutnya ”pelatih adalah orang yang memberi latihan; orang yang melatih”. Maka dapat disimpulkan bahwa pelatih/instruktur adalah seseorang yang mengelola/melatih sekelompok/seseorang untuk mencapai keberhasilan tertentu.

Tugas – tugas pokok yang harus dilakukan seorang pelatih/ instruktur :

• Mengadakan pemanduan untuk mewujudkan peserta yang unggul
• Menyusun materi latihan untuk jangka panjang maupun jangka pendek. 
•  Menyusun strategi dan pendekatan dalam menyampaikan materi latihan sehingga peserta dapat dengan mudah memahami dan melakukan pembelajaran yang diterima selama proses pelatihan. 
•  Mengadakan evaluasi setelah selesai melakukan latihan .
• Selalu berusaha meningkatkan pengetahuan, baik secara teori maupun praktek dalam bidang atau materi yang dilatihnya.
• Menyusun laporan latihan sesuai materi yang disampaikan oleh Pelatih/Instruktur.

Evaluasi Pelatihan

Diskusi

Evaluasi Pelatihan

A.   Pengertian Evaluasi Pelatihan

Ada banyak definisi dari Pendidikan dan Pelatihan (Diklat), dan secara sederhana, Diklat dapat didefinisikan sebagai upaya untuk meningkatkan pengetahuan (Knowledge), keterampilan (Skills) dan sikap (Attitude) atau disingkat dengan istilah KSA atau sering juga disebut kompetensi. Dari definisi tersebut maka tujuan dari diselenggarakannya program Diklat adalah untuk meningkatkan  kompetensi/KSA dari peserta Diklat, yang pada akhirnya dapat dipergunakan oleh peserta pelatihan tersebut dalam pelaksanaan pekerjaannya sehari-hari,  dengan  harapan pelaksanaan tugas dari instansi tempat peserta Diklat tersebut dapat lebih meningkat dan optimal. Ada pendapat lain yang mengatakan bahwa  tujuan  program Diklat untuk meningkatkan kompetensi, untuk mencapai tingkat kompetensi tertentu yang dipersyaratkan, atau untuk menutup kesenjangan (GAP) kompetensi antara yang dimiliki saat ini dengan kompetensi yang dituntut untuk mampu melaksanakan tugas pekerjaan secara efektif.

Dari pemahaman terhadap pendidikan dan pelatihan serta tujuan dari pendidikan dan pelatihan, maka menjadi penting untuk mengetahui  apakah tujuan program pelatihan telah tercapai? Bagaimana dampak atau pengaruh pelatihan terhadap peningkatan kompetensi pegawai setelah mengikuti program diklat. Kegiatan untuk mengetahui  apakah tujuan diklat telah tercapai atau bagaimana pengaruh program pelatihan terhadap perubahan KSA peserta diklat dikenal dengan istilah evaluasi diklat.

Proses evaluasi diklat dapat dilakukan sejak awal  perencanaan program diklat, pada saat pelaksanaan diklat berlangsung, setelah selesai seluruh program diklat, atau setelah jangka waktu tertentu sejak peserta kembali ketempat tugas masing- masing.

B.     Teknik dan Metode Evaluasi Pelatihan

Berikut ini akan dijelaskan mengenai teknik dan metode Evaluasi & Pengukuran Training yang dipakai saat ini. Metode – metode ini dikutip dari buku THE ROI FIELD BOOK, Strategies for Implementing ROI in HR & Training (Patricia Phillips, Jack J Phillips, Ron Drew Stone, & Holly Burkett), 2007 :

1.    Benefit Cost Analysis

Mungkin proses/metode tertua untuk mengevaluasi pengeluaran suatu program adalah benefit cost analysis. Didasarkan pada kerangka teori ekonomi dan keuangan, maksud utama dari Benefit Cost Analysis (BCA) adalah untuk memastikan organisasi mempertahankan level optimum dari efisiensi dalam alokasi sumber daya. Seperti penggunaan utamanya dalam ekonomi & keuangan, metode ini juga dipakai dalam pendidikan dan pelatihan.

2.    Four-Level Framework dari Kirkpatrick

Kerangka yang paling umum dalam training dan evaluasinya adalah yang dikembangkan oleh Donald Kirkpatrick pada akhir 1950-an. Kerangka ini menggambarkan 4 level evaluasi :

·         Level 1 : Reactionà bisa melakukan atau mengulang kembali sesuatu yg sudah di dapat dr pelatihan.

·         Level 2 : Learning à belajar atau pengetahuan

·         Level 3 : Job Behavior à perubahan berperilaku

·         Level 4 : Results à hasil dari pelatihan

Banyak usaha yang berhasil dibangun pada konsep 4 level dari Kirkpatrick ini.

3.    Five-Level ROI Framework dari Jack J Phillips

Metode dari Jack Phillips ini merupakan metode yang paling luas digunakan untuk mengevaluasi program training dan program perbaikan kinerja. Philips menambahkan ROI (Return on Investment) sebagai level ke 5. Memperkenalkan bahwa untuk memindahkan level 4 ke level 5, pengukuran level 4 harus dikonversi ke nilai moneter (uang), seluruh biaya harus dicatat, keuntungan intangible harus diidentifikasi, dan keuntungan moneter dibandingkan dengan biaya. Karena itu, mengkombinasikan pendekatan Kirkpatrick dengan Benefit Cost Analysis untuk memastikan keseimbangan pengukuran dilaporkan.

Jack Philips menggunakan 5 level sebagai kerangka. Dia juga mengembangkan proses yang sistematis termasuk Performance-based methodology, strategi, pendekatan, dan tool untuk mengimplementasikan evaluasi di semua level. Metode tersebut juga termasuk tahap kritis untuk mengisolasi efek dari program pada pengukuran dari pengaruh faktor lain. Selain itu, proses tersebut mengidentifikasi penghambat & pendorong untuk berhasil dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement).

4.    Five Level of Evaluations dari Kaufman

Kaufman memperluas kerangka Kirkpatrick dengan mendefinisikan Level 1 termasuk kemungkinan dari berbagai sumber daya dan masukan yang penting untuk berhasil, serta menambahkan level 5 evaluasi pada perhatian pada aspek sosial dan respon dari organisasi.

5.    CIRO

Watt, Bird & Rackham mengemukakan kerangka lain yang mengkategorikan empat kategori evaluasi yang disebut CIRO. CIRO merupakan singkatan dari Context (Konteks), Input (Masukan), Process (Proses), dan Outcome (Hasil).

6.    CIPP

CIPP (Context, Input, Process, Product) model yang diperkenalkan oleh Stufflebeam memiliki kerangka yang fokus pada sararan program, fasilitasi isi training, implementasi program, dan hasil dari program.

7.    Model of Evaluation Knowledge & Skills dari Marshal & Schriver

Model lima tahap ini mengevaluasi pengetahuan & ketrampilan. Model ini terbagi :

·         Level 1 : Mengukur sikap & perasaan peserta

·         Level 2 : Mengukur pengetahuan dengan test tertulis

·      Level 3 : Mengukur Ketrampilan dan pengetahuan dengan mensyaratkan peserta untuk menunjukkan kemampuan unjuk kerja berdasarkan standar

·         Level 4 : Mengukur Transfer ketrampilan

·         Level 5 : Mengukur dampak bagi organisasi & ROI

8.    Business Impact ISD Model dari Indiana University

Proses evaluasi yang termasuk dalam Business Impact Instructional System’s Design Model ini didasarkan pada enam strata dari dampak yang dimulai dari Stratum 0, yang menghitung aktivitas seperti volume dari training yang diselenggarakan atau jumlah peserta dalam program.

Stratum 1, mengukur kepuasan peserta terhadap program.

Stratum 2, mengukur tingkat peserta dalam mendapat pengetahuan dan ketrampilan dalam program.

Stratum 3, mengukur transfer dari training, untuk menjawab petanyaan “apakah peserta menggunakan/memanfaatkan apa yang mereka pelajari?”

Stratum 4, mengukur tingkat perbaikan kinerja peserta dan apakah perbaikan tersebut berpengaruh terhadap profit.

Stratum 5, berusaha mengukur pengaruh perubahan kinerja dalam organisasi.

9.    Success Case Evaluation

Success Case Evaluation yang diperkenalkan Brinkerhoff menggunakan purposive sampling (mengambil sample secara sengaja/terencana) dibandingkan random sampling (mengambil sample secara acak) untuk mengumpulkan data mengenai keberhasilan program. Proses ini fokus pada masukan dari peserta yang paling berhasil dan paling tidak berhasil dalam mengimplementasikan pengetahuan dan ketrampilan yang didapat selama program. Selama proses, peserta diminta untuk menceritakan keberhasilan aplikasi program dan merinci penghsmbat atau pendorong yang menghalangi atau mendukung penggunaan ketrampilan dan pengetahuan yang dipelajari.

10. Utility Analysis

Cascio yang memperkenalkan utility analysis kepada umum. Utility analysis adalah proses yang memasukkan hasil yang diharapkan dan biaya dari keputusan yang diambil ke dalam perhitungan. Hasil yang spesifik didefinisikan dan kepentingan relatif dari pendapatan diputuskan.

11. Integral Framework dari Brown & Reed

Pendekatan yang menyeluruh dalam evaluasi mencakup pembelajaran individu dan organisasi. Empat konsep kunci dalam pendekatan ini termasuk kumpulan pengembangan; merujuk pada hubungan antara peserta dengan organisasi; hubungan antar bidang, mengusulkan bahwa pengembangan tergantung interaksi individu dengan group yang lebih besar. Kerangka Integral, mengusulkan bahwa pengembangan satu bidang berhubungan dengan pengembangan bidang yang lain.

12. Balanced Scorecard

Metode yang umum dalam level strategi organisasi, adalah Balanced Scorecard yang dikembangkan oleh Kaplan & Norton. Kerangka ini menampilkan visi organisasi ke dalam empat perspektif (Financial, Costumer, Internal Process, dan Learning & Growth). Fokus dari Scorecard adalah mengarahkan strategi dari unit bisnis seperti Fungsi Training.

 

C.     Prosedur dan Proses Evaluasi Pelatihan

Proses evaluasi program diklat tidak dapat berdiri sendiri sendiri, proses evaluasi diklat merupakan sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari perencanaan diklat (penyusunan kurikulum). Persiapan diklat–menetapkan peserta, jadwal fasilitas, widyaiswara serta alat bantu pembelajaran lainnya, pada saat pelaksanaan dan penyelenggaraan diklat, sampai kepada kegiatan evaluasi diklat itu sendiri.

Bahkan ada pendapat yang mengatakan bahwa proses evaluasi diklat baru akan berhasil, jika proses diklat secara keseluruhan berjalan dengan baik, mulai dari tahap awal sampai dengan berakhirnya proses kegiatan belajar mengajar, dan terdapat lingkungan yang kondusif untuk  mengimplementasikan hasil kegiatan diklat dalam pekerjaan sehari-hari Kirkpatrick 1 mengatakan bahwa proses evaluasi diklat  adalah satu kesatuan proses mulai dari perencanaan sampai pada  pelaksanaan program diklat yang terdiri dari 10 (sepuluh) tahapan proses, yaitu :

1.    Menentukan kebutuhan

2.    Menetapkan tujuan

3.    Menentukan isi materi

4.    Memilih peserta pelatihan

5.    Menentukan jadwal pelatihan

6.    Memilih fasilitas/sarana pelatihan yang paling sesuai

7.    Memilih pelatih yang paling sesuai

8.    Memilih dan menyiapkan alat bantu audio visual

9.    Koordinasi program pelatihan

10. Evaluasi program pelatihan

Pelaksanaan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan, dengan menggunakan model ROI process dari Jack L. Phillips seperti pada gambar ROI di atas, Pelaksanaan evaluasi diklat dapat dilakukan dalam empat tahapan utama :

1.    Perencanaan Evaluasi

2.    Pengumpulan Data

3.    Analisis

4.    Pelaporan

Kesimpulan

Evaluasi pada pelatihan dilakukan untuk menilai keberhasilan suatu pelatihan. Evaluasi pelatihan juga dilakukan untuk melakukan perbaikan secara berkesinambungan terhadap pelatihan yang akan datang.

 

Daftar Pustaka

Bray, Tony. The training design manual : the complete practical guide to

creating effective and successful training programmes, 2nd ed, Kogan Page, London, 2009 

Buckley, Roger, Jim Caple., Theory and practice of training, 5th ed, Kogan

Page, London, 2004.

Kirkpatrick, Donald L., Evaluating Training Programs: The Four Levels, 2ed,

Berret-Koehler Publisher, SanFrancisco, 1998

Kirkpatrick, Donald L., James D. Kirkpatrick, Implementing the four levels: a

practical guide for effective Evaluation of training programs, Berret-Koehler Publisher, SanFrancisco, 2007

Martin, Vivien., Managing projects in human resources, training and

development, Kogan Page, London, 2006

Moskowitz, Michael., Practical Guide To Training and Development: Assess,

Design, Deliver, and Evaluate, Pfeifer, San Francisco, 2008

 

Philips, Jack L., Ron D. Stone, Patricia Pulliam Philips, The Human Resources

Scorecard: Measuring the Return On Investment,  Butterworth-Heinemann, Burlington, 2001

Philips, Jack L., Phillips, Patricia Pulliam, Proving the value of HR:how and why

to measure ROI, The Society of Human Resources Management, Alexandria, 2008

Phillips, Patricia Pulliam, Jack J. Phillips, Ron D. Stone, Holly Burkett, The ROI

field Book: Strategies for Implementing ROI in HR and training, Elsevier, Burlington, 2007

United State Government Accounting office, A Guide for Assessing Strategic

Training and Development Efforts in the Federal Government, GAO, Washington, 2004

http://peopledeveloper.wordpress.com/2008/05/26/metode-metode-pengukuran-evaluasi-training/

THE ROI FIELD BOOK, Strategies for Implementing ROI in HR & Training

(Patricia Phillips, Jack J Phillips, Ron Drew Stone, & Holly Burkett), 2007